Documentación obligatoria que debes entregar a tus clientes como proveedor REPSE
- Simmple
- hace 5 días
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El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), impone obligaciones estrictas a los proveedores registrados. Una de las más importantes es la entrega periódica de documentación a l os clientes, con el objetivo de garantizar la transparencia fiscal, laboral y de seguridad social en la subcontratación de servicios especializados.
En este artículo te explicamos qué documentación debes entregar como proveedor REPSE, con qué frecuencia y por qué es clave mantenerla al día.
Documentos obligatorios que debes entregar a tus clientes
Como proveedor registrado en el REPSE, debes entregar a tus clientes la siguiente documentación:
Copia del registro vigente en el REPSE: El primero y más importante. Este documento acredita que estás autorizado por la STPS para prestar servicios especializados y que cumples con las obligaciones legales y fiscales correspondientes.
CFDI de nómina de los trabajadores involucrados: Debes proporcionar los comprobantes fiscales digitales (CFDI) de nómina de todos los trabajadores que hayan participado en la prestación del servicio.
Comprobantes de pago y declaración de retenciones de impuestos: Incluye la declaración y entero de las retenciones de ISR realizadas a los trabajadores involucrados en el servicio.
Declaración del IVA correspondiente al periodo: Debes entregar la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) correspondiente al periodo en que el cliente realizó el pago por tus servicios, esto va conforme al artículo 5º, fracción II de la Ley del IVA.
Acuse de recibo del pago del IVA: Este documento es la prueba de que el IVA fue efectivamente pagado ante las autoridades fiscales y no solo declarado.
Comprobante de pago de cuotas obrero-patronales del IMSS: Sin duda algo muy importante, es que debes de acreditar que cumpliste con el pago de las cuotas de seguridad social de los trabajadores involucrados.
Comprobante de pago de aportaciones al Infonavit: También de la misma forma, es indispensable demostrar que realizaste las aportaciones al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) por los empleados asignados al servicio.
Opiniones de cumplimiento positivas: Proporciona las opiniones de cumplimiento en sentido positivo emitidas por el SAT, IMSS e Infonavit. Estas deben estar vigentes y reflejar que estás al corriente en tus obligaciones fiscales y de seguridad social.
Contrato de prestación de servicios: Entrega una copia del contrato firmado por ambas partes, detallando el objeto del servicio, duración, monto y personal asignado. Es importante que el contrato incluya el número de registro REPSE y que la actividad contratada coincida con la registrada.
Reporte de trabajadores asignados: Proporciona un listado de los empleados que participaron en la ejecución del servicio durante el periodo correspondiente. Debe incluir nombre completo, CURP, puesto y número de seguridad social.
¿Cuándo debes entregar la documentación?
La normatividad establece que la documentación debe entregarse a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en que el cliente realizó el pago por los servicios prestados. Si no logras recabar y entregar la información en este plazo, deberás presentar una declaración complementaria que disminuya el impuesto acreditado por dichos servicios.
¿Cuáles son las consecuencias de no entregar la documentación?
No entregar la documentación en tiempo y forma puede tener graves consecuencias, entre ellas:
Pérdida del registro REPSE: La omisión en la entrega de documentos es una de las causas principales para la cancelación del registro ante el REPSE.
Sanciones económicas: El Código Fiscal de la Federación establece multas que pueden oscilar entre $150,000 y $300,000 por cada documento no proporcionado cuando es exigible.
Imposibilidad de deducir o acreditar operaciones: Si el cliente no recibe la documentación adecuada, las operaciones pueden no ser deducibles o acreditables fiscalmente.
Responsabilidad solidaria: Tanto el proveedor como el cliente pueden ser responsables solidarios ante el SAT, IMSS e Infonavit por el incumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social.
Recomendaciones para proveedores REPSE
Mantén tu documentación actualizada y disponible para su entrega inmediata.
Cumple con tus obligaciones fiscales y de seguridad social para evitar sanciones y la pérdida del registro.
Utiliza plataformas digitales para la gestión y resguardo seguro de tus documentos.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre la documentación REPSE
¿Qué pasa si no entrego la documentación a tiempo a mi cliente?
Puedes perder tu registro REPSE, lo que te impediría seguir prestando servicios especializados. Además, tu cliente podría no poder deducir o acreditar fiscalmente los pagos realizados.
¿Cada cuándo debo entregar la documentación?
Debes entregar la documentación a más tardar el último día del mes siguiente al pago de tu cliente por los servicios prestados.
¿Qué sucede si tengo adeudos ante el SAT, IMSS o Infonavit?
No podrás mantener ni renovar tu registro REPSE si tienes adeudos fiscales o de seguridad social. Es indispensable estar al corriente en todas tus obligaciones.
¿La documentación es la misma para todos los servicios especializados?
La documentación básica es la misma, pero pueden existir requisitos adicionales dependiendo del tipo de servicio y del contrato celebrado con el cliente.
¿Puedo entregar la documentación en formato digital?
Sí, la entrega puede ser digital, siempre que los documentos sean válidos y cumplan con los requisitos fiscales y legales vigentes.
Cumplir con la entrega de la documentación obligatoria como proveedor REPSE no solo es un requisito legal, sino una garantía de confianza y transparencia para tus clientes. Mantenerte actualizado y cumplir con estos lineamientos te permitirá conservar tu registro y seguir operando en el mercado de servicios especializados en México.
SIMMPLE te ayuda a cumplir tus obligaciones con el REPSE
Sabemos que algunos cumplimientos con el REPSE pueden volverse algo complicados, pero no te preocupes. En SIMMPLE somos especialistas en trámites con el REPSE, acércate con nosotros y con gusto te guiaremos paso a paso para tener todo en orden.